Για τις αρμοδιότητες του συλλογικού οργάνου της Συγκλήτου, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 16 του Ν. 4957/2022 (ΦΕΚ 141/τ.Α΄/21-7-2022), όπως ισχύει, η Γραμματεία Συγκλήτου διαχειρίζεται όλες τις σχετικές διαδικασίες που αφορούν:

• Την προετοιμασία της σύνθεσης των μελών της Συγκλήτου κάθε ακαδημαϊκού έτους.

• Τη συγκέντρωση, προετοιμασία, έλεγχο νομιμότητας και επεξεργασία όλων των θεμάτων αρμοδιότητας της Συγκλήτου, όπως αναφέρονται παραπάνω, καθώς και όσων προβλέπονται από τον Οργανισμό και τον Εσωτερικό Κανονισμό του ΑΠΘ.

• Την προετοιμασία των συνεδριάσεων της Συγκλήτου (κατάρτιση Ημερήσιας Διάταξης, ενημέρωση των μελών για τα σχετικά θέματα της ημερήσιας διάταξης έγγραφα με ανάρτηση των σχετικών εγγράφων σε ηλεκτρονική θυρίδα, προετοιμασία τηλεδιάσκεψης σε συνεννόηση με το ΚΗΔ)

• Την καταγραφή και εκτέλεση των αποφάσεων.

• Τη διεκπεραίωση όλων των αποφάσεων της Συγκλήτου με κοινοποίηση όπου απαιτείται.

• Την τήρηση των πρακτικών (απομαγνητοφώνηση, καταγραφή, έλεγχο και φροντίδα για την επικύρωσή τους)

• Την τήρηση αρχείου πρακτικών (σε ηλεκτρονική και φυσική μορφή) κατά ακαδημαϊκό έτος.

• Την τήρηση αρχείου αποφάσεων (σε ηλεκτρονική και φυσική μορφή) κατά ακαδημαϊκό έτος.

• Την ενημέρωση των μελών της Συγκλήτου και των οργανικών μονάδων του Α.Π.Θ., σχετικά με θέματα που τους αφορούν (διανομή υπουργικών αποφάσεων, εγκυκλίων, εισηγήσεων επιτροπών, ενημερωτικών μηνυμάτων Πρυτανικών Αρχών κ.ά.)

Η Γραμματεία Συγκλήτου επίσης αναλαμβάνει και τις διαδικασίες που προβλέπει η εκάστοτε ειδική νομοθετική διάταξη, σε όσες περιπτώσεις ανατεθεί αρμοδιότητα στη Σύγκλητο με ειδική διάταξη, όπως οι σχετικές νομικές διατάξεις αναφορικά με τη διαχείριση της πανδημίας.